Calendar Connect ist eine leistungsstarke Funktion, die die Planung von Terminen reibungsloser macht. Diese Zwei-Wege-Integration zwischen Ihrem externen Kalender (Google Calendar, Microsoft 365, Exchange, Apple Kalender und viele mehr) und Vicodo verhindert Buchungskonflikte und ständige Neuplanungen. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Kalendern hin und her wechseln, um zu sehen, ob Sie oder Ihre Teammitglieder verfügbar sind. Integrieren Sie Vicodo in Ihren Kalender und erhalten Sie sofortige Anpassungen Ihrer Verfügbarkeit.
Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich - die Integration ist mit wenigen Klicks konfiguriert. Dank Calendar Connect sehen Sie alle geplanten Termine in Ihrem Vicodo-Kalender und in Ihrem externen Kalender, ohne dass Sie sie zweimal eingeben müssen.
1. Einrichten der Integration
Hinweis: Enterprise-Kunden können mehr als ein mit dem Kalender verbundenes Konto integrieren.
Gehen Sie zu den Integrationseinstellungen und wählen Sie die Rubrik "Kalender". Klicken Sie auf den Button + Kalender verbinden und Melden Sie sich bei Google an, wenn Sie Vicodo mit Ihrem Google-Kalender synchronisieren möchten.
Nachdem Sie das Konto ausgewählt haben, das Sie synchronisieren möchten, müssen Sie alle Kontrollkästchen markieren, um die Integration zu aktivieren. Fahren Sie fort, um die Einrichtung abzuschließen.
Wenn Sie einen Kalender von einem anderen Anbieter als Google verwenden, werden Sie aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Kontos einzugeben, welches Sie synchronisieren möchten.
Die Liste der Anbieter wird angezeigt. Wenn Ihr Anbieter nicht in der Hauptliste aufgeführt ist, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Alle Anbieter anzeigen. Nachdem Sie einen Anbieter aus der Liste ausgewählt haben, geben Sie das Passwort ein.
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Um Apple Calendar zu synchronisieren, müssen Sie ein App-spezifisches Passwort verwenden. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren. |
Nach erfolgreicher Integration können Sie die Einrichtung in Vicodo abschließen.
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Alle Termine aus Ihrem externen Kalender und den externen Kalendern anderer Operatoren, die sich für diese Integration entschieden haben, werden als Blocker markiert. Sie werden als graue Felder auf der Rubrik "Mein Kalender" von Vicodo angezeigt, ohne Details oder Beschreibungen, so dass Ihre Agenda privat bleibt. Erfahren Sie hier mehr über Privatsphäre und Datenschutz. |
Jetzt können Sie die Synchronisation anpassen. Es sind lediglich zwei Schritte nötig. Sie müssen nun entscheiden:
- aus welchen Kalendern, die mit dem integrierten Konto verbunden sind, Vicodo Informationen über geplante Ereignisse erhalten soll
- zu welchem Ihrer Kalender Vicodo die von Operatoren geplanten oder von Kunden gebuchten Termine hinzufügen soll
2. Prüfung auf Konflikte
Keine Buchungskonflikte mehr und keine Notwendigkeit, Informationen über freie Tage zweimal hinzuzufügen. Wenn Sie in Ihrem Hauptkalender Termine geplant haben, wird Ihre Verfügbarkeit auf der Buchungsseite von Vicodo entsprechend aktualisiert. Zeitfenster werden geblockt. Ihre Kunden können Sie nicht buchen, während Sie beschäftigt sind. Sie müssen nur entscheiden, welchen Ihrer Kalender Sie synchronisieren möchten.
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Da einem E-Mail-Konto verschiedene externe Kalender zugeordnet sein können, müssen Sie entscheiden, welche davon mit Vicodo synchronisiert werden sollen. Sie können zum Beispiel Ihren Hauptkalender oder Kalender für bestimmte Veranstaltungstypen auswählen. |
Um einen Kalender auszuwählen, klicken Sie auf den Button Bearbeiten neben Ihrer E-Mail-Adresse im Abschnitt Auf Konflikte prüfen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Verbindung aktivieren können. Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf Aktualisieren. Sie können die Einstellungen jederzeit ändern.
3. Zum Kalender hinzufügen
Calendar Connect ist eine bidirektionale Integration. Das bedeutet, dass Sie Termine, die von einer Buchungsseite geplant wurden oder die von einem Mitarbeiter in Vicodo hinzugefügt wurden, in Ihrem externen Kalender sehen können.
Im Abschnitt Zu Kalender hinzufügen können Sie nur einen Kalender auswählen, zu dem die in Vicodo geplanten Termine hinzugefügt werden.
Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um das Dialogfenster mit der Liste der verbundenen Konten zu öffnen. Wählen Sie das Konto und den Kalender aus. Klicken Sie auf Aktualisieren, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Von nun an wird jeder in Vicodo geplante Termin sofort in Ihrem externen Kalender angezeigt. Von der Buchungsseite geplante Termine und solche, die Ihnen von den Mitarbeitern zugewiesen werden - alles an einem Ort, damit Sie den Überblick behalten!
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Wenn die Synchronisierung unterbrochen wird, erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung. Um Calendar Connect zu aktivieren, müssen Sie nur die oben beschriebenen Schritte wiederholen.
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Vicodo in den Google-Kalender integrieren. In Google Kalender können Sie viele Unterkalender erstellen, die mit einem Konto verbunden sind. Wenn Sie sich entscheiden, einen davon in Vicodo zu integrieren und sich mit derselben E-Mail-Adresse, die mit diesem Kalender verknüpft ist, bei der App anmelden, werden die in Vicodo erstellten Termine in Google Kalender doppelt angezeigt. Sie werden in Ihrem Hauptkalender und im integrierten Unterkalender angezeigt. Dies ist ein normales Verhalten von Google Calendar - der Termin wird nicht verdoppelt, er wird nur doppelt angezeigt. Ihre Kunden erhalten nicht zwei Einladungen. |
4. Zuweisung von Operatoren
Während der Erstellung eines Termins können Sie der Besprechung andere Teilnehmer zuweisen. Wenn diese eine Kalender-Connect-Integration eingerichtet haben, wird der Termin in ihren externen Kalendern angezeigt.
5. Bearbeiten und Entfernen von Terminen
Wenn Sie einen Termin im Vicodo Kalender absagen oder Datum und Uhrzeit ändern, werden die Änderungen sofort in den integrierten Kalender übernommen. Da es sich bei Calendar Connect um eine Zwei-Wege-Integration handelt, können Sie auch Termine in Ihrem externen Kalender bearbeiten, die dann in Vicodo übernommen werden.
6. Wie kann die Kalenderintegration getrennt werden?
Um die Kalenderverbindung zu trennen, gehen Sie zu den Integrationseinstellungen und wählen Sie die Rubrik "Kalender". Klicken Sie auf Trennen und bestätigen Sie Ihre Wahl.
