Schnelllantworten sind vorgefertigte Antworten, die Sie in Ihren Chat Gesprächen mit Kunden verwenden können. Sie sind mit nur wenigen Klicks abrufbar und ersparen Ihnen die Zeit, die Sie sonst mit der Eingabe langer Antworten oder der Suche nach der Datei, die Sie freigeben möchten, aufwenden würden.
Schnellantworten sind besonders hilfreich, wenn Sie:
- die häufigsten Fragen schnell beantworten möchten
- Angaben zu einem Termin machen
- häufig angeforderter Dateien (zum Beispiel Benutzerhandbücher) versenden möchten
- Willkommens- oder Abschiedsbotschaften senden
- Schritt-für-Schritt Anweisungen oder nützliche Tipps geben.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der erstellbaren Schnellantworten - das bedeutet, dass Sie eine ganze Nachrichtendatenbank erstellen können, um viele Ihrer Textnachrichten zu automatisieren und Ihre Arbeit zu erleichtern.
Wie man Schnellantworten erstellt
1. Gehen Sie zum Bereich Schnellantworten in den Einstellungen oder klicken Sie auf das Symbol im Chat-Fenster und wählen Sie Verwalten.
2. Klicken Sie auf die blaue + Schnellantwort hinzufügen Fläche. Auf der linken Seite sehen Sie, dass eine neue Antwort auf Ihrer Liste der Schnellantworten erschienen ist.
3. Geben Sie den Titel der Nachricht ein. Das soll Ihnen helfen, Ihre Antwort während eines Chats einfacher zu finden. Der Titel darf nicht länger als 64 Zeichen lang sein.
4. Geben Sie den Inhalt Ihrer Antwort ein. Er kann bis zu 986 Zeichen lang sein.
Sobald Sie auf das Nachrichtenfeld klicken, erscheinen darunter vier Felder:
Dies sind die Platzhalter - verwenden Sie diese, wenn Sie eine fall- oder betreiberspezifische Information (z.B. ein Termindatum) in Ihre Antwort aufnehmen möchten. Ihnen stehen vier Platzhalter zur Verfügung:
- {Fall_Name} - zeigt den Namen Ihres aktuellen Falls an. Dies kann auch der Name des Gesprächspartners sein.
- {Operator_Name} - zeigt den Namen des aktuellen Operators an. Nützlich für globale Nachrichten, die von vielen Operatoren verwendet werden
- {Operator_Telefon} - zeigt die Telefonnummer des Operators
- {Termin_Datum} - zeigt das Datum eines Termins an. Wenn Sie derzeit kein geplantes Treffen haben, wird an Stelle dieses Platzhalters nichts angezeigt.
Um einen Platzhalter zu Ihrer Antwort hinzuzufügen, klicken Sie auf seine Taste unter dem Nachrichtenfeld.
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Beispiel: Die Operatorin Maria hat gerade eine Besprechung mit ihrem Kunden Mark Williams gehabt und möchte den Zeitpunkt ihres nächsten Termins bestätigen. Sie verwendet die folgende Schnellantwort: Vielen Dank für Ihren Anruf, {Fall_Name}! Ich habe unser nächstes Treffen für {Termin_Datum} angesetzt. Bitte kontaktieren Sie mich unter {Operator_Telefon}, falls Sie es nicht schaffen sollten. Dies ist eine Nachricht, die ihr Kunde sehen wird: Danke für Ihren Anruf, Mark Williams! Ich habe unser nächstes Treffen für Dienstag, den 15. September 2020 um 15:30 Uhr angesetzt. Bitte kontaktieren Sie mich unter +1 202-555-0171, falls Sie es nicht schaffen sollten. |
5. Wenn Sie Ihrer Schnellantwort einen Anhang hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie eine Datei von Ihrem Gerät aus.
Sie können nur einen Anhang pro Antwort hinzufügen. Folgenden Dateitypen werden unterstützt:
- Bilder im JPG-, PNG- oder GIF-Format
- Textdateien (zum Beispiel PDF oder DOC)
- Spreadsheet-Dateien
- Archivdateien (zum Beispiel ZIP).
6. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie entscheiden, wer Zugang zu Ihrer Antwort hat. Sie können zwischen zwei Antworttypen wählen:
- Globale Antworten sind für alle Operatoren verfügbar. Um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen auf dem selben Level zu halten, können nur Administratoren diese erstellen. Wenn Sie eine globale Antwort bearbeiten, wirkt sich die Änderung auf jeden Operator aus.
- Private Antworten sind nur für Sie sichtbar.
7. Klicken Sie auf die grüne Speichern taste.
Ihre neue Schnellantwort wurde erstellt - Sie können diese nun in Chat-Gesprächen mit Ihren Kunden verwenden.