Die Vereinbarung eines Termins mit Vicodo dauert weniger als eine Minute. Sie brauchen nur die Uhrzeit auszuwählen und Ihrem zukünftigen Gesprächspartner eine Einladung zu schicken - man kann mit einem einzigen Klick an der Besprechung teilnehmen.

Sie können einen Termin für einen bereits offenen Fall vereinbaren oder einen neuen Fall anlegen und gleichzeitig ein Meeting vereinbaren.

Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie wählen, ob Sie reine Chat-Termine oder Videokonferenzen (mit der Chat-Funktion) einrichten möchten, indem Sie Ihre Einstellungen ändern.

So planen Sie einen Termin für einen offenen Fall

1. Wählen Sie einen Fall aus Ihrer Liste aus und klicken Sie auf Anruf planen, um das Kalenderfenster zu öffnen.

Sie können auch direkt zum Kalender gehen, indem Sie auf das Symbol in der linken unteren Ecke der Dashboard-Seite klicken oder diesen Link verwenden.

2. Suchen Sie ein freies Zeitfenster für Ihren Termin und doppelklicken Sie darauf, um das Terminfenster zu öffnen. Sie können auch an einer beliebigen Stelle im Kalender doppelklicken - in den nächsten Schritten können Sie die Uhrzeit des Treffens ändern.

3. Wenn der richtige Fall noch nicht ausgewählt ist, geben Sie seinen Namen in die Suchleiste ein, drücken Sie dann die Eingabetaste oder klicken Sie darauf, um den Fall aus der Liste auszuwählen:

4. Wählen Sie, wann der Termin beginnen und enden soll. Um den Tag zu ändern, klicken Sie auf das Symbol, und um die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie auf das Symbol:

5. Wählen Sie, ob Sie Ihrem Gesprächspartner eine Einladung schicken möchten. Sie können sowohl eine SMS- als auch eine E-Mail-Einladung oder nur eine von beiden versenden.

Wenn Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse Ihres Gesprächspartners bereits in Ihren Falldetails haben, werden die Einladungen automatisch aktiviert. Wählen Sie mit den Schaltern aus, welche Nachrichten Sie versenden möchten:

Wenn Sie die Kontaktinformationen Ihres Gesprächspartners nicht in den Falldetails haben, geben Sie sie manuell ein, um eine Einladung zu versenden.

Stellen Sie sicher, dass der Schalter neben der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gesprächspartners grün ist - andernfalls wird die Einladung nicht versandt.

6. Wenn Sie die Sprache der Einladungsnachricht ändern möchten, klicken Sie auf das Flaggensymbol und wählen Sie eine neue Sprache aus der Liste aus:

7. Unterhalb der Kontaktdaten sehen Sie die Operatoren, die dem neuen Fall zugeordnet sind. Sie können neue Operatoren hinzufügen, indem Sie auf das Symbol klicken, oder den Fall selbst verlassen, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken.

8. Klicken Sie auf Einladung speichern & senden.

So planen Sie einen Termin und erstellen einen neuen Fall

Über das Dashboard

1. Gehen Sie zum Vicodo Dashboard und klicken Sie auf das Symbol auf der linken Seite der Bildschirmseite.

2. Geben Sie den Namen des Falles ein. Wir empfehlen, den Namen Ihres Gesprächspartners zu verwenden - er wird später im Chat oder in der Einladungsnachricht angezeigt. Der Name des Falles darf nicht länger als 50 Zeichen sein.

3. Legen Sie die Uhrzeit des Termins fest. Klicken Sie auf den Datumsbereich, um den Kalender zu öffnen, und wählen Sie den Tag aus. Klicken Sie dann auf den Zeitbereich und wählen Sie die Stunde aus.

4. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner eine Einladung schicken möchten, geben Sie seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein. Sie können wählen, ob Sie sowohl eine SMS- als auch eine E-Mail-Einladung oder nur eine von beiden versenden möchten.

Wenn Sie die Telefonnummer eines Gesprächspartners eingeben, denken Sie immer daran, das +-Symbol und die Landesvorwahl anzugeben. Sie können die Landesvorwahl manuell eingeben oder auf das Flaggensymbol klicken und eine aus der Liste auswählen.

Beispiel: Wenn die Telefonnummer des Gesprächspartners 9999 999 lautet und er sich in Deutschland befindet, sollte die korrekte Telefonnummer +49 9999 999 lauten.

Stellen Sie sicher, dass der Schalter neben der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gesprächspartners grün ist - andernfalls wird die Einladung nicht verschickt.

5. Wenn Sie die Sprache der Einladungsnachricht und der Terminseite ändern möchten, klicken Sie auf das Flaggensymbol und wählen Sie eine andere Sprache aus.

6. Wählen Sie, ob Ihr Termin mit einem Passwort geschützt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihr Gesprächspartner in der Einladungsnachricht einen sechsstelligen Code, den er eingeben muss, um Zugang zur Besprechung zu erhalten.

7. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu dem Fall haben, können Sie diese im Bereich Interne Notizen speichern. Sie werden nur für Operatoren sichtbar sein - Gesprächspartner haben keinen Zugriff darauf.

8. Klicken Sie auf Fall erstellen & Einladung senden.

Mit Hilfe des Kalenders

1. Öffnen Sie den Kalender, indem Sie auf das Symbol in der linken unteren Ecke der Dashboard-Seite klicken oder indem Sie diesen Link verwenden.

3. Geben Sie den Namen des neuen Falles in die Suchleiste ein. Wir empfehlen, den Namen des Gesprächspartners zu verwenden - er wird später im Chat oder in der Einladungsnachricht angezeigt. Der Fallname darf nicht länger als 50 Zeichen sein. Sobald Sie ihn eingegeben haben, drücken Sie die Eingabetaste oder wählen Sie die Option + Neuen Fall erstellen in der Liste.

4. Sie können nun wählen, wann der Termin beginnen und enden soll. Um den Tag zu ändern, klicken Sie auf das Symbol, und um die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie auf das Symbol:

5. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner eine Einladung schicken möchten, geben Sie seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein. Sie können wählen, ob Sie sowohl SMS- als auch E-Mail-Einladungen versenden möchten oder nur eine davon.

Wenn Sie die Telefonnummer eines Gesprächspartners eingeben, denken Sie immer daran, das +-Zeichen und die Landesvorwahl anzugeben. Sie können die Landesvorwahl manuell eingeben oder auf das Flaggensymbol klicken und eine aus der Liste auswählen.