In einem Fall finden alle Ihre Gesprächsinteraktionen statt. Sie können einen neuen Fall erstellen und mit wenigen Klicks sofort einen Videoanruf planen - oder Sie können zuerst einen Fall erstellen und einen Termin dazu später planen.

Ein Fall kann manuell oder automatisch erstellt werden, indem Sie die API-Integration oder das Vicodo Website Widget verwenden. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Fälle, die Sie auf Ihrem Account haben können.

 

Wie Sie einen neuen Fall erstellen und einen Termin planen

Über das Dashboard

1.  Gehen Sie zum Vicodo Dashboard und klicken Sie auf das  Symbol auf der linken Seite der Bildschirmseite.

 

2. Geben Sie den Namen des Falles ein. Wir empfehlen, den Namen des Gesprächspartners zu verwenden - er wird später im Chat oder in der Einladungsnachricht angezeigt. Der Name des Falles kann nicht länger als 50 Zeichen sein.

3. Legen Sie die Uhrzeit des Termins fest. Klicken Sie auf Termin planen, um die Kalendervorschau zu öffnen. Wählen Sie ein freies Zeitfenster, das Ihnen am besten passt. Sie können die Zeit ändern, indem Sie auf die vordefinierten Stunden klicken.

 

 

4.  Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner eine Einladung schicken möchten, geben Sie seine Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse ein. Sie können wählen, ob Sie sowohl eine SMS- als auch eine E-Mail-Einladung oder nur eine von beiden versenden möchten.

Wichtig: Die SMS Funktion steht nicht allen Lizenzen zur Verfügung und die SMS Kosten werden extra berechnet.

Wenn Sie die Telefonnummer eines Gesprächspartner eingeben, denken Sie immer daran, das + Symbol und die Landesvorwahl anzugeben. Sie können die Landesvorwahl manuell eingeben oder auf das Flaggensymbol klicken und eine aus der Liste auswählen. Beispiel: Wenn die Telefonnummer des Gesprächspartner 9999 999 lautet und er sich in Deutschland befindet, sollte die korrekte Telefonnummer +49 9999 999 lauten.

Stellen Sie sicher, dass der Schalter neben der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gesprächspartner grün ist - andernfalls wird die Einladung nicht verschickt.

5.  Wenn Sie die Sprache der Einladungsnachricht und der Terminseite ändern möchten, klicken Sie auf das Flaggensymbol und wählen Sie eine andere Sprache aus.

6.  Wählen Sie, ob Ihr Termin mit einem Passwort geschützt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhält Ihr Gesprächspartner in der Einladungsnachricht einen sechsstelligen Code, den er eingeben muss, um Zugang zur Besprechung zu erhalten.

7. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu dem Fall haben, können Sie diese im Bereich Interne Notizen speichern. Sie werden nur für Operatoren sichtbar sein - Gesprächspartner haben keinen Zugriff darauf.

8. Klicken Sie auf den Button Fall erstellen & Einladung senden.

 

Mit Hilfe des Kalenders

1. Öffnen Sie den Kalender, indem Sie auf das Symbol in der linken unteren Ecke der Dashboard-Seite klicken oder diesen Link verwenden.

2. Suchen Sie ein freies Zeitfenster für Ihren Termin und doppelklicken Sie darauf, um das Terminfenster zu öffnen. Sie können auch an einer beliebigen Stelle im Kalender doppelklicken - in den nächsten Schritten können Sie die Uhrzeit des Treffens ändern.

3. Geben Sie den Namen des neuen Falles in die Suchleiste ein. Wir empfehlen, den Namen des Gesprächspartner zu verwenden - er wird später im Chat oder in der Einladungsnachricht angezeigt. Der Fallname darf nicht länger als 50 Zeichen sein. Sobald Sie ihn eingegeben haben, drücken Sie die Eingabetaste oder wählen Sie die Option + Neuen Fall erstellen in der Liste.

4.  Sie können nun wählen, wann der Termin beginnen und enden soll. Um den Tag zu ändern, klicken Sie auf das Symbol, und um die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie auf das Symbol:

5. Wenn Sie Ihrem Gesprächspartner eine Einladung schicken möchten, geben Sie seine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein. Sie können wählen, ob Sie sowohl SMS- als auch E-Mail-Einladungen versenden möchten oder nur eine davon.

Wenn Sie die Telefonnummer eines Gesprächspartners eingeben, denken Sie immer daran, das +-Symbol und die Landesvorwahl anzugeben. Sie können die Landesvorwahl manuell eingeben oder auf das Flaggensymbol klicken und eine aus der Liste auswählen. Beispiel: Wenn die Telefonnummer des Gesprächspartner 9999 999 lautet und er sich in Deutschland befindet, sollte die korrekte Telefonnummer +49 9999 999 lauten.

Stellen Sie sicher, dass der Schalter neben der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Gesprächspartner grün ist - andernfalls wird die Einladung nicht verschickt.

6. Wenn Sie die Sprache der Einladungsnachricht ändern möchten, klicken Sie auf das Flaggensymbol und wählen Sie eine neue Sprache aus der Liste aus:

7. Unterhalb der Kontaktdaten sehen Sie die Benutzer, die dem neuen Fall zugeordnet sind. Sie können neue Benutzer hinzufügen, indem Sie auf das Symbol klicken, oder sich selbst aus dem Fall entfernen, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken.

8. Klicken Sie auf Einladung speichern & senden.

 

Alles erledigt! Ihr Fall wurde erstellt und Ihr Termin ist nun geplant. Wenn Sie Einladungen erneut versenden, Ihren Videoanruf neu planen oder ganz abbrechen möchten, können Sie dies jederzeit in der Rubrik Termin oder über den Kalender tun.

 

Wenn Sie eine persönliche Buchungsseite verwenden, werden Fälle automatisch erstellt, wenn ein Kunde einen Termin bei Ihnen bucht. Sie erhalten eine Chat-Nachricht mit den Daten des Gesprächspartners, und auf der rechten Seite des Dashboards werden Informationen darüber angezeigt, wie ein Fall erstellt wurde.

 

 

 

So legen Sie einen neuen Fall an, ohne einen Termin zu planen

1.  Gehen Sie zum Vicodo Dashboard und klicken Sie auf das  Symbol auf der linken Seite der Bildschirmseite.

 

2. Geben Sie den Namen des Falles ein. Wir empfehlen, den Namen des Gesprächspartners zu verwenden - er wird später im Chat oder in der Einladungsnachricht angezeigt. Der Name des Falles darf nicht länger als 50 Zeichen sein.

 

3. Geben Sie die Kontaktinformationen des Gesprächspartner und Ihre internen Notizen ein. Diese Bereiche sind vollkommen optional, aber Sie benötigen die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gesprächspartners, wenn Sie ihm eine Einladung schicken möchten. Sie können diese Informationen auch später hinzufügen oder ändern.

Wenn Sie die Kontaktdaten des Gesprächspartner hinzufügen, werden Sie feststellen, dass der Schalter daneben grün geworden ist. Das bedeutet, dass der Kunde eine Einladung erhält, sobald der Fall angelegt ist. Wenn Sie nicht sofort einen Termin vereinbaren möchten, deaktivieren Sie den Schalter.

 

4. Klicken Sie auf den Button Fall erstellen.

 

Ihr Fall wurde erstellt - Sie finden ihn ganz oben in Ihrer Fallliste. Sie können nun dem Bereich Falldetails weitere Informationen hinzufügen oder einen Termin mit dem Gesprächspartner vereinbaren.

 

Mit der Zapier-Integration können Sie auch Fälle ohne geplanten Termin erstellen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Artikel mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu lesen, um mehr über die Zapier-Automatisierung zu erfahren. Sie können Vicodo mit mehr als 3000 Online-Tools integrieren.

 

Wenn Sie das Live-Video- und Chat-Website-Widget verwenden, wird jedes Mal, wenn Sie eine neue Nachricht von einem Gesprächspartners erhalten, ein neuer Fall erstellt. Die Fälle werden auf der linken Seite des Dashboards mit dem Status "In Bearbeitung" aufgeführt. Klicken Sie auf einen Fall, um die Details zu sehen. Auf der rechten Seite des Dashboards sehen Sie den Namen des Vorgangs und den Button Bearbeiten direkt daneben. Unten können Sie sehen, dass der Fall über ein Widget erstellt wurde.